FUJI OIL EUROPE (www.fujioileurope.com) is de Europese vestiging van de Japanse FUJI OIL GROEP en bevindt zich in de Gentse kanaalzone (Ertvelde-Rieme).
FUJI OIL EUROPE is een innovatief bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in de ontwikkeling, productie en commercialisering van plantaardige oliën en vetten. Daarnaast produceert FUJI OIL EUROPE ook compound chocolades en kant-en-klare vetgebaseerde vullingen. FUJI OIL EUROPE richt zich op de Europese chocolade-, biscuit-, ijs- en babyvoedingsindustrie.

Wij zoeken voor de versterking van ons team een (m/v) :

Office Assistant – Receptionist(e)
(Deeltijds 70% - 28u/week)

JOBOMSCHRIJVING

Je verricht administratieve taken ter ondersteuning van het management.
Uw taken omvatten o.a. :
- Administratie:

o Verwerken, vertalen en verbeteren van documenten;
o Nakijken van facturen en onkostennota’s met betrekking tot zakenreizen, seminaries e.a.;
o Opmaken en uitsturen van uitnodigingen, informatienota’s,…
o Visa-aanvragen;
o Opvolgen en bestellen van drukwerk (visitekaartjes, briefpapier,…);
o Beheer van kantoorbenodigdheden;
o Administratieve ondersteuning HR en eventuele andere afdelingen.

- Organisatie:

o Reservatie en klaarzetten van vergaderzalen, praktische organisatie van interne en externe meetings;
o Organisatie zakenreizen;
o Expats (aankomst, vertrek, officiële documenten,…)

- Back-up Receptie:

o Bij afwezigheid van één van de receptionistes vervang je hen (bezoekers ontvangen, chauffeurs doorverwijzen, telefooncentrale bemannen, interims inplannen, broodjes bestellen, post verdelen,…)
Je maakt deel uit van het HR-team en werkt 5 dagen per week in een vast uurrooster dat loopt over 2 weken:
MA / DI / WOE / DO / VRIJ

week 1

8-14u30
8-13u
8-14u30
8-13u
8-14u30

week 2

11u-17u30
12u30-17u30
11u-17u30
12u30-17u30
11u-17u30

PROFIEL :

Bachelor in administratieve of taalgerichte opleiding met ervaring in travel (of gelijkwaardig door ervaring).
Je bent een nauwkeurige, diplomatisch ingestelde teamspeler die steeds de deadlines respecteert. Je werkt hands-on.
Je stelt je steeds flexibel op en biedt graag service naar interne en externe klanten.
Je bent IT-minded en hebt een goede kennis van Office (Word, Excel, PowerPoint).
Nederlands, Engels en Frans zijn voor u zowel mondeling als schriftelijk geen probleem.

WIJ BIEDEN :

Een gevarieerde functie binnen ons HR team. De kans om deze functie zelf mee verder uit te bouwen en meerwaarde te creëren voor het bedrijf. Een deeltijdse functie in een dynamische en internationale werkomgeving met groeipotentieel.

HOE SOLLICITEREN :

Schriftelijk met CV t.a.v. Mevr. Fanny Matthijs, Kuhlmannlaan 36, 9042 Gent of mailen naar fanny.matthijs@fujioileurope.com